GTD: Claves de las tres letras que mejoran la productividad

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GTD son las siglas de Getting things done y es un sistema para organizar nuestro flujo de trabajo diseñado por David Allen. Nos permite controlar nuestras tareas, responsabilidades y compromisos a través de un pequeño sistema que podemos gestionar manualmente o desde aplicaciones informáticas.

Al contrario que otros desarrollos para la gestión de nuestras actividades, Allen no se centra sólo en la importancia del trabajo. Su filosofía se basa en hacer sencillo el almacenamiento, seguimiento y revisión de la información relacionada con nuestras tareas. Sugiere que muchos de los bloqueos que cercenan nuestra productividad están relacionados con una mala planificación de las tareas. Por eso considera que es mejor reflexionar primero sobre la tarea, generando acciones a realizar, y no tener que planificar durante su acción.

¿Cómo me organizo?

Recopilar: Todo aquello que sea susceptible de ser una tarea en nuestro día a día debe estar en esta carpeta, que muchos llaman cubo. Nuestras ideas, los encargos que recibimos, un comentario de una reunión… Todo es susceptible de ser transformado en tarea y por eso debe estar aquí.

Procesar: Momento de pensar qué importancia tiene cada tarea. Para ello iremos analizando una actividad a una y no debemos enviar nunca al cubo de la recopilación. Si un elemento requiere acción tenemos tres opciones. Si dura menos de 2 minutos hacerlo, si dura más pasa a la siguiente fase. La otra opción es posponer. Si el elemento no requiere acción, lo archivamos, lo desechamos o lo dejamos para más adelante.

Organizar: Momento para distribuir las tareas en carpetas. Se proponen cuatro diferentes que nos sirven de guía para pasar a la acción:

–      Próximo: Actividades de realización inmediata.

–      Proyecto: Tareas a realizar a medio plazo, están dentro de un proyecto.

–      En espera: Aquello que dependen de otra persona. Hasta que ese alguien no proceda con su acción no pasará a otra de nuestras carpetas.

–    Algún día: Tienen una prioridad baja en cuanto a la urgencia, pero no queremos olvidarla.

Revisar: Para muchos es la clave del éxito de este método. Se trata de comprobar el estado de tus tareas de forma periódica. Así podremos analizar cómo van cambiando las tareas y que prioridad le vamos dando. Muchos especialistas recomiendan revisarlo una vez al día.

Apps para organizar con sencillez

Things es una de las aplicaciones más reconocidas en el campo del GTD. Su diseño está hecho en base al sistema de David Allen al igual que su funcionamiento. Intentar salirte de esas coordenadas lo hará todo más complejo.

Flow es una aplicación muy reconocida pero destinada, sobre todo, a proyectos colaborativos. No llega a ser un gestor de proyectos pero sí permite colocar tareas entre diversos usuarios, compartir documentos u opiniones respecto a un tema.

Evernote es un clásico para muchos profesionales a la hora de mantener documentos sincronizados en varios dispositivos. Esa cualidad con su posibilidad de organizar notas por carpetas hace que se convierta en un entorno sencillo para desarrollar nuestro propio GTD.

Remember the milk es una web que nos permite, basándose en el método GTD, agrupar nuestras tareas y verlas en cualquier ordenador. Entre lo más destacado de sus funcionalidades está la posibilidad de enviar SMS o mensajes instantáneos, así como ordenar y clasificar asuntos por nubes de tags.

 

Fuente: APD

 

Diego Posada

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