Los cinco pasos del GTD aplicados al Auto coaching – Hacia una Gestión Estratégica Personal
Por Samuel F. Ricardo.
En el camino de mi vida, he encontrado, en el método de gestión de actividades GTD (siglas en inglés de Getting Things Done) propuesto por David Allen, una herramienta interesante que me ha permitido organizar de forma sistemática el proceso de Auto Coaching permitiéndome así una Gestión Estratégica Personal.
Allen propone cinco pasos claves para la gestión de actividades:
- Recopilar
- Procesar
- Organizar
- Revisar
- Hacer
De igual modo en su libro, sugiere el modo en que deberían ser procesados cada uno de estos pasos de manera que la gestión de dichas actividades sea lo más eficiente posible.
En este sentido, incorporar el GTD a los procesos de Auto Coaching puede aportar orden y dinámica en la Gestión Estratégica Personal. En mi caso particular, he adaptado la herramienta para mejorar la gestión de mis proyectos personales y profesionales. Este proceso de Auto Coaching suelo realizarlo una vez por año, generalmente en la época en la que el curso académico está finalizando o a propósito de la finalización de un año calendario.
Para poder incorporar el modelo GTD, previamente trabajo un auto diagnóstico utilizando alguna de las herramientas que nos ofrece el Coaching (Rueda de la vida, línea de la vida, revisión de roles que desempeño en mi vida, la ventana de Johari, etc.) o adaptando el DAFO, comúnmente utilizado en la elaboración de planes estratégicos de empresas, a mi situación particular. Este trabajo previo me ofrece un punto de partida, así como un mapa de ubicación en torno a la evolución de mis proyectos durante el último año. Paso seguido, tomo, como marco de referencia cada uno de los pasos propuestos por Allen aplicándolos en mi proceso de Gestión Estratégica Personal.
- En el primer paso Recopilar (sacar todo de la cabeza y depositarlo en un cesto) suelo realizar, a modo de lluvia de ideas un listado de aquellos proyectos, tareas o cuestiones de tipo personal o profesional que me llamen la atención, que considere que deba tratar de una manera más profunda o que me generen especial interés para el siguiente año. Una vez he descargado mi disco duro (mi mente), he liberado espacio para comenzar a trabajar el segundo de los pasos: Procesar. No me suelen salir muchos temas nuevos a tratar ya que al haber incorporado esta dinámica de trabajo en mi vida, la lista de nuevas ideas no suele ser muy extensa. En sentido práctico, suelo ir escribiendo estas ideas de acuerdo a tres categorías que describiré más adelante.
- En el segundo paso, Procesar (vaciar el cesto) tomo cada una de las cuestiones apuntadas en el paso anterior, aplicándoles las siguientes preguntas a cada una de ellas:
- ¿Puedo hacer algo?
- ¿Quiero hacerlo?
- En cuanto a la Organización, tercer paso de los que propone Allen suelo realizar el siguiente proceso. En caso de encontrar un «NO» por respuesta en alguna de las dos preguntas del apartado anterior, me planteo tres alternativas: Eliminarla, Incubarla (realizarla algún día) o Archivarla. Y, en el caso del «SI», busco el valor detrás de cada idea, factores que pueden limitar su desarrollo (posibles creencias limitantes) y como sortearlos, procuro definir plazos concretos de ejecución y finalmente incorporo estas actividades en la lista de proyectos, dándole el tratamiento, en cuanto a su ejecución futura, como la de cualquier proyecto, es decir, defino objetivos, actividades, plazos, indicadores de cumplimiento/seguimiento y en algunos casos hasta un pequeño presupuesto.
- En cuanto al cuarto de los pasos Revisar, he de anotar que, dentro del proceso de Auto Coaching, procuro mantener presente mi misión y visión personales así como tres categorías vitales (mencionadas antes) en las que voy ubicando cada uno de los nuevos proyectos:
-
- Categoría personal: En donde incluyo proyectos relacionados con la salud, el ocio, el deporte, las finanzas personales, los negocios, etc;
- Categoría relacional/dependencia: proyectos relacionados con personas cercanas (padres, pareja, hermanos, amigos, hijos, etc.);
- Categoría profesional: en donde incluyo proyectos relacionados con el desarrollo de la carrera profesional, la educación, la marca personal, etc.
- Finalmente llega la hora de poner blanco sobre negro todo el esfuerzo realizado en los pasos anteriores y es cuando me encuentro frente a la línea de salida, cronómetro en cero y decidido llevar adelante lo que me he propuesto para el nuevo año/curso. Este quinto y último paso es el que Allen ha definido como Hacer.
Así las cosas, el pistoletazo de salida sonará y a la hora de ponerme en marcha procuraré mantener presente tres elementos claves en este nuevo camino: Determinación, entusiasmo y perseverancia.
Buen camino.
Samuel F. Ricardo
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